Niszczarki do papieru - skuteczna ochrona danych!
Prawdopodobnie każdy z nas posiada dokumenty, które chciałby zniszczyć. Należy zachować szczególną ostrożność podczas pozbywania się dokumentów zawierających dane wrażliwe i osobowe, aby uniknąć niewłaściwego wykorzystania tych danych i ewentualnych kar. Dzięki niszczarce do papieru można zniszczyć dokumenty i praktycznie wyeliminować możliwość reprodukcji dokumentów lub innych nośników danych (płyt CD, DVD, kart kredytowych itp.). Ale jaki poziom bezpieczeństwa danych jest właściwy? Jakie nośniki danych chcesz zniszczyć za pomocą urządzenia i co jeszcze musisz wziąć pod uwagę przy zakupie niszczarki do papieru? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w niniejszym poradniku.
1. Powody niszczenia danych
Prawie 50% przypadków naruszeń związanych z ochroną danych wynika z nieostrożnej utylizacji poufnych dokumentów. Prawidłowe niszczenie dokumentów pozwala przeciwdziałać następującym problemom:
- Nadużycie tożsamości: Oszuści wykorzystują dane osobowe, takie jak adres, numer ubezpieczenia społecznego czy data urodzenia, aby stworzyć nową tożsamość. Często wykorzystują również informacje o kartach kredytowych, bankach i kontach, aby uzyskać korzyści finansowe. W rezultacie poszkodowani muszą zmagać się z wysokimi kosztami i utratą reputacji. Nierzadko dochodzi również do sprzedaży danych kontaktowych do baz adresowych.
- Kary: W firmach prawidłowe niszczenie dokumentów jest uregulowane prawnie i wynika z przepisów ustawowych. Jeśli firmy naruszą te przepisy, muszą liczyć się z grzywnami, roszczeniami o odszkodowanie, a nawet karą pozbawienia wolności. Osoby prywatne zasadniczo nie są zobowiązane do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe, ale i tak powinny to robić ze względu na możliwość kradzieży tożsamości.
- Naruszenie wizerunku: Jeśli w firmie dane osobowe dotyczące klientów, pracowników lub dostawców wyciekną do wiadomości publicznej, jest wysoce prawdopodobne, że zaszkodzi to jej wizerunkowi. Może to znaleźć odzwierciedlenie nie tylko w spadku obrotów. Osoby prywatne mogą również ujawniać publicznie informacje, które mogą potencjalnie zaszkodzić jej reputacji.
Z wyżej wymienionych powodów należy zadbać o odpowiednie zniszczenie poniższych dokumentów:
- Osoby prywatne
- Umowy
- Etykiety adresowe na czasopismach
- Zamówienia
- Wyciągi bankowe
- Wnioski kredytowe
- Rachunki
- Dokumenty z podpisem
- Firma
- Rachunki
- Dokumenty podatkowe
- Dokumenty prawne
- Bilans roczny
- Dokumenty aplikacyjne
- Dokumenty kadrowe
- Dokumenty księgowe
- Umowy
2. Ważne aspekty przy zakupie niszczarki dokumentów
Wybierając odpowiednią niszczarkę dokumentów, zdecydowanie należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:
- Lokalizacja urządzenia: Wydajność niszczarki dokumentów powinna być dostosowana do lokalizacji i liczby osób korzystających z urządzenia. Jeśli chcesz używać niszczarki dokumentów w domu, wysoka moc silnika nie jest konieczna. Jeśli jednak z urządzenia korzysta w firmie wielu pracowników, ważne jest, aby miało mocny silnik z zabezpieczeniem przed przegrzaniem. Ponadto wydajność cięcia powinna być odpowiednio wysoka. Odnosi się to do liczby dokumentów, które mogą zostać zniszczone w tym samym czasie.
- Mechanizm tnący: Niszczarki dokumentów wyposażone są w mechanizmy tnące, które rozdrabniają dokumenty na paski lub cząstki. W przypadku pierwszej metody papier jest rozdrabniany na paski o długości od dwóch do dwunastu milimetrów, a w przypadku cięcia na cząstki jest on dodatkowo cięty w poprzek. Z tego powodu urządzenia z funkcją cięcia na cząstki są przypisane do wyższego poziomu bezpieczeństwa.
- Pojemność wychwytowa: Niszczarka dokumentów posiada wbudowany pojemnik na ścinki papieru. Duża pojemność wychwytowa oznacza sporadyczne opróżnianie pojemnika.
Niszczarki dokumentów dostępne są w różnych wersjach i wielkościach
Poniżej znajduje się wykaz informacji, która pojemność wychwytowa jest odpowiednia do danego obszaru zastosowania:
| Pojemność | Obszar zastosowania |
|---|---|
| Ok. 7-12 litrów | Tylko do sporadycznego użytku, na przykład w domu lub dla jednego lub dwóch pracowników w firmie |
| Ok. 13-35 litrów | Codzienne użytkowanie, na przykład dla małego działu w firmie |
| Ok. 36-100 litrów | Codzienne użytkowanie, na przykład w dużym biurze w firmie |
Uwaga: W przypadku wyboru niszczarki tnącej na paski, ilość produkowanych odpadów papierowych jest większa niż w przypadku modelu tnącego na cząstki.
- Typ nośnika danych: Niektóre urządzenia mogą niszczyć nie tylko papier, ale także na przykład płyty CD-ROM czy karty kredytowe. Przed zakupem warto więc zastanowić się, czy ta dodatkowa funkcja jest nam potrzebna.
- Cechy jakościowe: Oprócz wymienionych do tej pory aspektów, istnieje kilka innych funkcji i cech, które ułatwiają korzystanie z niszczarki dokumentów. Należy zatem wziąć pod uwagę szerokość podajnika: im jest on większy, tym więcej różnych formatów papieru urządzenie może przetwarzać; należy również zwrócić uwagę na materiał wałków tnących. Idealna jest hartowana lita stal: Ze względu na wyjątkowo wysoką wytrzymałość tego materiału, można mieć niemalże pewność, że wałki tnące nigdy nie będą wymagały wymiany. Aby zaoszczędzić możliwie jak najwięcej energii, należy upewnić się, że urządzenie ma odpowiednią funkcję i najlepiej nie zużywa energii w trybie uśpienia.
3. Konserwacja niszczarek do papieru
Regularna konserwacja niszczarki dokumentów wielokrotnie wydłuży jej żywotność: Specjalny olej do niszczarek najlepiej stosować po każdym drugim lub trzecim opróżnieniu pojemnika wychwytowego. Decydując się na urządzenie o bardzo wysokim poziomie bezpieczeństwa, możesz stosować olej nawet codziennie, ponieważ te urządzenia są narażone na większą eksploatację.
Olej do regularnej pielęgnacji
Regularne stosowanie oleju do niszczarek do papieru zapewnia następujące korzyści:
- Urządzenie działa wyjątkowo cicho i szybko
- Zacięcia papieru nie występują tak łatwo
- Większa szansa na naprawę gwarancyjną
- Ryzyko przeciążenia silnika jest mniejsze
Uwaga: Przed zastosowaniem oleju do niszczarki do papieru należy zapoznać się z instrukcją obsługi, aby sprawdzić, czy producent zaleca stosowanie określonego oleju. Jeśli użyjesz innego, możesz stracić prawo do gwarancji.
Olej do niszczarki można stosować na różne sposoby:
- Jeśli jest to płynny olej, można go nakładać w niewielkich ilościach bezpośrednio na rolki tnące. Ten sam efekt można osiągnąć, nakładając krople oleju na kartkę papieru, którą następnie należy rozdrobnić w niszczarce.
- Specjalny olej w sprayu rozpyla się na rolki tnące.
- Można również zakupić papier, który zawiera już olej do konserwacji. Wystarczy umieścić papier w podajniku i uruchomić proces niszczenia.
4. Często zadawane pytania
Moja niszczarka zacięła się. Co zrobić w takiej sytuacji?
Najpierw spróbuj usunąć zacięcie papieru, korzystając z funkcji cofania papieru w urządzeniu. Jeśli to nie pomoże, konieczne będzie ręczne usunięcie zablokowanych kawałków papieru z urządzenia. W tym celu koniecznie odłącz wcześniej urządzenie z prądu.
Czy muszę usuwać zszywki z dokumentów przed umieszczeniem ich w niszczarce?
Zszywki zazwyczaj nie stanowią problemu w przypadku urządzeń wysokiej jakości. Jednakże zacięcia papieru mogą występować w tanich modelach ze względu na gorsze wałki tnące.
Co powoduje funkcja automatycznego wyłączania zabezpieczająca przed przegrzaniem?
Niszczarki, które są eksploatowane często i przez długi czas, mogą się łatwo przegrzewać. Funkcja automatycznego wyłączania zabezpieczająca przed przegrzaniem zapewnia automatyczne wyłączenie urządzenia po określonym czasie nieprzerwanej pracy. Następnie należy chwilę odczekać, aż niszczarka do papieru ostygnie i będzie można ją ponownie uruchomić.
Czy w niszczarce mogę niszczyć także dokumenty o mniejszym formacie?
Papier o mniejszym formacie można niszczyć bez problemu. Należy jednak pamiętać, żeby umieścić dokument na środku podajnika.